Weniger Frustpotenzial durch klare Kommunikationsregeln für E-Mails
Unter Webworkern ist die E-Mail für die Team-Kommunikation als auch den Kontakt zu Geschäftspartner, Kunden oder anderen Externen ein wesentliches Kommunikationsmittel. Ein Kommunikationsmittel, das jede Menge an Frustpotenzial beinhalten kann.
Dieses können Sie mindern, indem Sie sich an ein paar einfach Kommunikationsregeln halten bzw. diese sogar für Ihr Projektteam vereinbaren.
Es gibt verschiedene Kommunikationsregeln für die Form geschäftlicher E-Mails. Betrachten Sie Mails als individuelle Unterhaltung und versuchen Sie, sich auf den Empfänger einzustellen. Im „echten“ Leben reden Sie ja auch nicht direkt los, sondern begrüßen den Anderen, fragen nach dem Befinden und sind mal mehr und mal weniger persönlich. Das können Sie in der Mailkommunikation ebenfalls mit wenig Aufwand umsetzen.
Der Betreff
Wer kennt das nicht: Mails, in denen man vor vielen Wochen ein Projektmeeting abgestimmt hat, werden heute noch genutzt, um in ganz anderen Projekten ToDo’s zu vereinbaren. Das sieht dann in der Regel so aus: Re: Re: Re: Re: Meeting Jahreskalender… Allerdings geht es im aktuellen Maulverkehr schon lange nicht mehr um die Jahreskalender für das nächste Jahr, sondern um die Planung der nächsten Messe im März.
Möchten Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt recherchieren, was Sie mit Ihrem Mailpartner zum Thema „Messe im März“ bereits vereinbart hatten, wird es Ihnen vermutlich schwerfallen, sich daran zu erinnern, dass Sie das Projekt „Messe im März“ unter dem Betreff „Jahreskalender“ besprochen hatten.
Es ist daher sinnvoll, den Betreff einer Mail zu ändern, sobald sich das Thema der Mail-Unterhaltung ändert.
Der Inhalt
Längere Romane via Mail liest keiner gerne. Oftmals werden Mails mit langen Textinhalten auch aufgeschoben, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu lesen – und zu beantworten. Immerhin suggerieren sie, dass man mehr Zeit für die Mail benötigen wird. Also fassen Sie sich so kurz wie möglich. Längere Protokolle oder Konzepte gehören in den Anhang an.
Im ersten Absatz einer Mail formulieren Sie alles Wichtige, wie beispielsweise Terminabsprachen oder Projektvereinbarungen. Die wichtigsten Punkte aus dem Anhang fassen Sie in Kurzform in der Mail zusammen. Falls der Mailempfänger den Anhang übersieht oder nicht liest, stehen so die wichtigen Details in der eigentlich Mail. Aber nur das, was wirklich relevant ist.
Grußformel und Signatur
Häufig ist die Grußformel in der Signatur enthalten. Das kann man durchaus so machen. Schöner ist es, die Grußformel individuell auf sein Gegenüber anzupassen. Je nach Anlass und Person darf man hier gerne aufmerksamer sein und dies durch eine individuell passende Grußformel zeigen.
Eine Signatur ist in geschäftlichen Mails nicht nur sehr praktisch, sondern teilweise juristisch erforderlich. Achten Sie darauf, dass die Angaben inhaltlich korrekt und optisch fehlerfrei sind.
Viel Frustpotenzial in E-Mails liegt in schlechter Grammatik, unnötigen „Allen antworten“-Mails, ungenauen Anfragen oder fehlenden Antworten begründet.
Grundsätzlich gelten folgende Kommunikationsregeln:
- Gehen Sie aufmerksam mit Mails um, beantworten Sie alle Fragen und formulieren Sie korrekt.
- Wenn Sie nicht dazu kommen, eine E-Mail zeitnah zu beantworten, dann geben Sie dem Sender eine kurze Info, dass sich die Beantwortung der Mail verzögern wird.
- Zeitkritische Mails sollten als solche gekennzeichnet werden. Beispielsweise kann im Betreff darauf hingewiesen werden.
- Achten Sie auf eine angemessene Anrede und Abschiedsformel. Auch bei internen Mails sollte eine Grundform eingehalten werden.
- Vermeiden Sie Ausrufezeichen in Mails, besonders mehrfach aneinandergereihte Ausrufezeichen. Dadurch werden Äußerungen meist unnötig verschärft und sie klingen beim Mailempfänger u. U. schlimmer als sie gemeint waren.
- Häufig in der Eile vergessen wird das nochmalige Prüfen der Mail, bevor sie versendet wird. Eine E-Mail mit Fehlern und vertauschten Buchstaben hinterlässt beim Empfänger einen negativen Eindruck.
Gehören Emojis in E-Mails? Solange Sie die Mails damit nicht überfrachten, kann man Emojis durchaus im Mailverkehr einsetzen. Manchmal sorgt der Einsatz von Emojis als Deutungshilfe sogar für Klarheit hinsichtlich der Aussagen und kann die (verbale) Betonung ersetzen.
Verzichten sollten Sie allerdings auf abweichende Schriftarten und -farben in Mails. Nicht immer werden diese dem Empfänger auch so angezeigt, wie Sie es mit Ihrem System sehen. Zudem provozieren Sie Anzeigefehler oder eine schlechte Lesbarkeit.
Halten Sie sich an diese Kommunikationsregeln, wird die Kommunikation per E-Mail sicher entspannter für Sie – und die Anderen.